در فرآیند اخذ ویزا و مهاجرت به کشورهای خارجی، ارتباطات تجاری و پذیرش از دانشگاه ها با سایر کشورها،یکی از اولین و مهمترین اقدامات ترجمه رسمی اسناد و مدارک ببه شمار می رود.
در مرحله ابتدایی اهمیت ترجمه رسمی به دلیل نیاز سازمان ها و سفارت هاب مربوطه به شناخت و بررسی اسناد و مدارک و همچنین پرونده ی متقاضیان به زبان خودشان است و این اسناد و مدارک از آنجایی که جهت استفاده استناد قانونی قرار خواهد گرفت، باید توسط یک مترجم رسمی و معتمد و مورد تایید قانون کشور مبدا باشد، در آن صورت ترجمه آن ها انجام می شود. توسط مترجم رسمی، ترجمه ای که روی سربرگ مخصوص وی و با امضاء و مهر ثبت شده او انجام گردد، ترجمه رسمی می نامند. چنین ترجمه ای را معمولا سفارت خانه ها می پذیرند؛ اما در برخی کشورها و یا شرایط دریافت تاییدات وزارت امور خارجه و دادگستری نیز لازم است.
روند ترجمه رسمی اسناد و مدارک تقریبا کاری پیچیده و دشوار است که همراه با کاغذ و کاغذ بازی می باشد و آشنا بودن شما با این فرآیند می تواند کمک نماید علاوه بر افزایش سرعت در انجام کار، یک ترجمه رسمی خوب و مناسب در پایان داشته باشید.
مراحل ترجمه رسمی
- افراد متقاضی که جهت انجام ترجمه رسمی اسناد و مدارک خود می باشند، باید به دارالترجمه رسمی مورد نظر خود اصل این اسناد و مدارک را ارائه نمایند؛ اما توجه نمایند قبل از آن باید برخی از اسناد و مدارک هنگامی قابل ترجمه رسمی می باشند که به سازمان صادرکننده جهت تایید رسیده باشد؛ برای نمونه: مدارک تحصیلی دانشگاهی باید از سوی وزارت علوم و بهداشت تاییدیه های لازم را داشته باشند و بعد از آن امکان ترجمه رسمی آنها وجود خواهد داشت. همچنین برای انجام ترجمه رسمی برخی مدارک و اسناد نیاز به اسنادی به عنوان مدارک پشتیبان نیاز می باشد که اصل آن ها در زمان انجام ترجمه رسمی باید نزد مترجم رسمی وجود داشته باشد، چراکه ترجمه رسمی گواهی های کار نمونه ای می باشد که در گواهی رتبه تحصیلی افراد مهندس ،دکتر و غیره ذکر گردیده باشد، ارائه اصل مدرک تحصیلی لازم و الزامی می باشد. بررسی کردن شرایط مدارک و اسناد بعد از اولین مرحله جهت ترجمه رسمی باید به دارالترجمه رسمی ارائه گردد.
- برای ترجمه رسمی بعد از مهیا نمودن شرایط اسناد و مدارک، باید اصل اسناد و مدارک مورد نظر خود را به دارالترجمه رسمی مورد نظر ارائه نمود؛ به جز آن در شرایط خاصی دقت نمایید که چگونگی تایید مدارک دستورالعمل اجرایی آمده باشد، چرا که کپی اسناد و مدارک قابل ترجمه رسمی نمی باشند. با انتخاب کردن یک دارالترجمه رسمی معتبر در 1120 در این مرحله اهمیت بسیار زیادی دارد، زیرا نیز احتمال خطای مترجمان رسمی شاغل در دفاتر ترجمه را پی خواهند داشت و با انتخاب کردن دارالترجمه ای معتبرکه متخصصین با تجربه و حرفه ای در اختیار دارد می تواند به احتمال بروز خطاهای هرچه کمتر کمک نماید. همچنین بهتر است پس از تحویل گرفتن ترجمه درخواستی توسط خود فرد ، اطلاعاتی مانند نام، تاریخ ،شماره و موارد دیگر را به خوبی بررسی کند تا جلوگیری از اینگونه اشتباهات رایج به عمل آورد.
- مرحله بعد، اصلی ترین مرحله ترجمه رسمی است؛ این مرحله توسط یک مترجم رسمی شاغل در دارالترجمه که مورد تایید قوه قضاییه بوده انجام می شود. با انتخاب کردن یک دارالترجمه رسمی معتبر میتوانید مطمئن باشید که ترجمه درست و معتبری را تحویل خواهید گرفت. در این مرحله دارالترجمه رسمی یک کپی از تمام صفحات اسناد و مدارک ترجمه شده همراه با امضاء و مهر مترجم رسمی دارالترجمه تهیه می نماید و آن را به سازمان قوه قضاییه ارائه می دهد تا ترجمه اسناد و مدارک توسط اداره امور مترجمین رسمی قوه قضاییه تایید گردد.
- پس از پایان مراحل ترجمه، در صورتی که نیاز به دریافت تاییدات وزارت خارجه و وزارت دادگستری باشد باید اسناد و مدارک به این وزارت خانه ها ارسال گردد، معمولا این مرحله توسط مترجم رسمی یا کارشناسان رسمی دارالترجمه انجام می گیرد، زیرا علاوه بر آشنایی کامل آنها با روال انجام فعالیت در مدت زمان دریافت تاییدیه ها نیز صرفه جویی می گردد. البته بسیاری از سازمان ها، سفارت خانه ها و دانشگاه ها تنها ترجمه رسمی اسناد و مدارک را کافی می دانند و لازم به تاییدات وزارت امور خارجه و وزارت دادگستری ندارند؛ پس برای جلوگیری از اتلاف وقت و هزینه اضافی در صورت نیاز یا عدم نیاز سفارت به تایید اسناد و مدارک مطمئن گردید.
- بر اساس نرخنامه ترجمه رسمی هزینه انجام ترجمه رسمی و دریافت تاییدات که سالانه توسط کانون مترجمان سازمان قوه قضاییه صادر می گردد، توسط دارالترجمه ها دریافت می گردد. در آخر دارالترجمه رسمی اصل مدارک و اسناد شما را به صورت پلمپ شده به همراه ترجمه های تایید شده به شما تحویل خواهد داد. البته انجام تمامی این مراحل به صورت اینترنتی در دارالترجمه رسمی آنلاین وجود دارد که در این روش ارسال و دریافت اسناد و مدارک توسط پیک دارالترجمه انجام می گیرد. بعد از دریافت استاد و مدارک به همراه ترجمه های مورد نظر، باید آنها را به سفارت مورد نظر ارائه نمایید و منتظر اخذ زمان مصاحبه ویا تاییدات درخواست باشید.
نکات مهم در مراحل ترجمه رسمی اسناد و مدارک :
- باید مدارک را با توجه به کشور مقصد براساس قوانین آن به زبان مقصد ترجمه نمایید؛ در بیشتر کشورها ترجمه رسمی انگلیسی مورد تایید است.
- زبان های غیر انگلیسی هزینه ترجمه رسمی بیشتر می باشد و در نرخ نامه ذکر گردیده است.
- مدارکی که اصل آنها به زبان انگلیسی می باشند از قبیل گواهی های بانکی، تنها به مهر و امضاءتایید سازمان قوه قضاییه نیاز خواهند داشت که این کار توسط دارالترجمه های رسمی معتبر انجام می گیرد.
- درصورتی که اسناد و مدارک شما نیاز به تغییرات یا اصلاح دارد از طرق قانونی آن را انجام دهید و بعدا برای ترجمه رسمی آن اقدام نمایید، زیرا در ترجمه اسناد و مدارک شما مترجم رسمی هیچگونه حقی در کاهش یا افزایش آن ندارد.
- شما می توانید برای اطمینان از صحیح نوشتن اسامی و تاریخ ها پاسپورت خود را در اختیار مترجم رسمی دارالترجمه قرار دهید. همچنین در صورت ترجمه رسمی در قالب کلیدواژه اسناد و مدارک تحصیلی اصطلاحات تخصصی رشته خود را به مترجم رسمی تحویل دهید.
- ترجمه رسمی اسناد و مدارک نباید با عجله انجام گیرد زیرا احتمال بازبینی آن از سازمان وزارت دادگستری و یا وزارت امور خارجه وجود دارد، در نتیجه برای انجام ترجمه وقت کافی را در نظر بگیرید.
- بعد از اخذ ترجمه رسمی اسناد و مدارک، از آنها کپی و اسکن بگیرید و تا چند ماه آن را نگهداری نمایید.
تفاوت میان ترجمه رسمی با غیر رسمی
به ترجمه مدارک و اسنادی که بروی سربرگ سازمان قوه قضاییه دارای مهر و امضاء رسمی قوه قضاییه به زبان ترجمه شده است را ترجمه رسمی گویند ، همچنین می توانید در صورت نیاز ترجمه رسمی را به تاییدات اداره مربوطه در امور خارجه و وزارت دادگستری نیز برسانید.
به تمام ترجمه هایی که برروی سربرگ رسمی نیاز به امضاء و مهر سازمان قوه قضاییه نباشد ترجمه غیر رسمی می‌گویند از قبیل:
- ترجمه متون
- مقالات علمی
- ترجمه کتاب
- بروشور
- کاتالوگ
- سایت
- فایل صوتی
- فیلم و …
نکته بسیار مهم: بیشترین کاربردی که برای برخی مراکز مهاجرتی دارد ترجمه با فرمت رسمی روی سربرگ همراه امضاء و مهر دارالترجمه رسمی می باشد، این گونه ترجمه، رسمی می باشد ولی رسمیت بیشتری را تاییدات مظاعف مذکور صرفا را ندارد به آنها می دهند.
یکی از کارهایی که دغدغه افراد بسیاری در حال حاضر می باشد ترجمه رسمی اسناد و مدارک است که در خارج از کشور و سفارت مورد نظر برای ارائه به سازمان های مربوطه به روند کار نیاز دارد.
قبل از هرچیز برای ترجمه شدن، آنچه به عنوان منبع در اختیار موسسه مترجم رسمی قرار می دهید، می بایست اصل اسناد و مدارک شما با امضاء و مهر رسمی ارگان و یا سازمان صادر کننده آن مدرک باشد. اسناد و مدارک کپی شده و یا آنهایی که کپی برابر اصل می باشند به این منظور نمی توانند استفاده گردند.
لازم است شما اسناد و مدارک خود را به یک دارالترجمه رسمی معتبر بسپارید تا آنها برای مراحل ترجمه آن اقدام نمایند؛ بر این اساس که شما اجازه ترجمه اسناد و مدارک خود را به به افراد یا موسسات غیر رسمی به صورت شخصی یا ارائه آن را ندارید. برای تایید ترجمه شما امضاء و مهر دارالترجمه رسمی ضروری می باشد. نکته ای قابل توجه این است که بسیاری از دارالترجمه ها، در ترجمه اسناد و مدارک شما هیچ گونه مسئولیتی در قبال اشتباهات پیش آمده پس از تحویل بر عهده نمی گیرند، بنابراین بهار است پس از تحویل اسناد و مدارک و قبل از تحویل آن به سازمان قوه قضائیه، آن را به دقت مطالعه نمایید و در صورت وجود ایرادات آن را به مرکز مورد نظر اطلاع دهید تا اصلاحات مربوطه انجام گردد. ایراداتی از قبیل: املای نام و نام خانوادگی، تاریخ، شماره، معدل، و مسائل جزئی از این رایج ترین اشکالات موجود در کار ترجمه ها می باشند.
مرحله دوم مرحله ترجمه، از تمامی صفحات مدارک و اسناد ترجمه شده یک کپی با امضاء و مهر مترجم رسمی تهیه و آن را به سازمان قوه قضائیه ارائه نمایید.
بعد از آن، زمانی که توسط امور مترجمان رسمی سازمان قوه قضائیه ترجمه مدارک شما تایید گردید، لازم است پس از این مرحله آن را به سازمان وزارت امور خارجه تحویل نمایید و تاییدیه های لازمه را دریافت کنید. در بسیاری از دارالترجمه های رسمی این مرحله با گرفتن مبلغ بیشتری از هزینه ترجمه، برای شما به انجام خواهند داد. بنابراین در صورتی که اطمینان کافی از آن مرکز مورد نظر به دست آوردید، برای صرفه جویی کردن در زمان و هزینه، می توانید این کار را به دارالترجمه رسمی مورد نظر بسپارید.
آخرین مرحله ترجمه، گرفتن تاییدات لازم و ارائه اسناد و مدارک به سفارت کشور مقصد از آنها می باشد. این کار یکی از مراحل مهم و نهایی است که می بایست فرد برای ارائه درخواست ویزا به سفارت کشور مورد نظری که به آن مراجعه نموده است مراجعه و اسناد و مدارک خود را تحویل و منتظر تایید سفارت وهمچنین اخذ زمان مصاحبه برای دریافت و یا عدم دریافت ویزا باشد.